Perbedaan Memo dan Email

ALKISAHNEWS.COM – Perbedaan Memo dan Email. Sebelum kita lebih jauh membahas tentang apa saja perbedaannya alangkah baiknya kita memahami apa email dan memo tersebut.

Surat elektronik atau email dan nota internal, sering disebut memo, adalah dua bentuk komunikasi yang umum dipakai, khususnya dalam konteks bisnis. Meski tampak mirip, banyak orang merasa kesulitan untuk memahami perbedaan antara email dan memo.

Oleh karena itu, dalam tulisan ini, kita akan membahas perbedaan antara kedua metode komunikasi tersebut dan mempertimbangkan mana yang lebih sesuai untuk diterapkan dalam perusahaan.

Perbedaan Antara Email dan Memo

Pengertian Email

Surat elektronik atau dalam bahasa Inggris disebut electronic mail lebih sering dikenal dengan email. Ini adalah alat komunikasi yang menyediakan fasilitas pengiriman pesan antara pengguna melalui perangkat elektronik. Tidak heran jika email kerap dianggap sebagai versi digital dari surat tradisional.

Email berperan sebagai media pertukaran informasi antara individu dengan cara yang efisien dan ekonomis. Email menawarkan fitur asinkronis yang memungkinkan setiap orang mengatur jadwalnya secara independen.

Fitur ini memfasilitasi pengolahan dan distribusi otomatis yang lebih efektif. Email juga bisa digunakan untuk tujuan pribadi, seperti mengirim pesan kepada teman, dan anggota keluarga.

Beberapa elemen penting dari sebuah email termasuk:

• Judul atau isi pokok email.
• Tanggal dan hari pengiriman.
• Alamat email penerima.
• Nama lengkap dan alamat email pengirim.

Baca Juga : Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Apa Itu Memo?

Sementara itu, Memo atau memorandum merupakan suatu bentuk komunikasi tertulis yang berisikan pesan yang padat dan singkat. Memo adalah tipe surat dinas yang biasanya digunakan secara internal dalam sebuah organisasi atau lembaga dan cenderung bersifat informal.

Memo adalah alat komunikasi yang digunakan untuk memberikan instruksi, mengajukan pertanyaan, atau memberikan informasi, baik dari pemimpin ke anggota timnya atau antara pejabat yang berada di level yang sama.

Komponen-komponen dari memo adalah:

• Bagian awal Memo, yang mencakup kop memo (hanya untuk memo formal), nama pengirim, dan nama penerima.
• Isi Memo, yang merupakan bagian utama dari memo dan berisi pesan yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan tersebut harus dirumuskan dengan jelas dan langsung pada pokoknya.
• Bagian akhir Memo, yang terdiri dari tanggal, tanda tangan, dan nama lengkap pengirim.

Jadi, Apa Perbedaan Memo dan Email ?

Pada umumnya, email dan memo mempunyai perbedaan, antara lain:

1. Keberadaan CC dan BCC

Email biasanya mencakup komponen salinan karbon/ carbon copy (cc) dan salinan karbon buta/ blind carbon copy (bcc). Hal ini bermanfaat bagi profesional yang ingin menambahkan penerima ke email tanpa menambahkan informasi mereka ke header pesan yang diterima.

Pengirim menambahkan penerima ke bagian cc dari email karena mereka mungkin mengetahui isi email namun tidak terlibat langsung dalam topik email.

Sementara itu, memo biasanya tidak mencakup komponen cc dan bcc. Hal ini seringkali disebabkan oleh sifat formal memo dan mempengaruhi semua individu yang termasuk dalam daftar distribusi.

2. Gaya Penulisan

Cara penulisan dalam email biasanya lebih informal dan mungkin tampak seperti dialog kepada sebagian pembaca. Email biasa diawali dengan ucapan salam yang akrab dan ditutup dengan salam yang hangat. Kadang-kadang, pengirim juga menyalurkan informasi melalui berbagai email sejalan dengan pengumpulan data lebih lanjut, peningkatan jumlah pertanyaan, dan pengembangan permintaan informasi mereka.

Sementara itu, penulisan memo oleh profesional biasanya lebih formal dengan petunjuk gaya yang lebih ketat dan penggunaan bahasa yang lebih profesional. Hal ini dapat membantu mencegah adanya kekeliruan dan mengomunikasikan informasi vital dengan efisien dalam satu pesan.

3. Fitur

Email dilengkapi dengan berbagai fitur ekstra yang dapat memperbaiki keterbacaan dan kapasitas email. Hal ini bisa berupa paragraf-paragraf pendek, poin berbentuk bullet, atau penyesuaian margin untuk memudahkan pembaca dalam menelusuri dan mengingat informasi.

Sementara itu, memo biasanya memanfaatkan kolom dan beragam subjudul untuk menonjolkan poin-poin penting sepanjang dokumen. Ini dapat memfasilitasi pembaca dalam memahami bagian-bagian krusial dari memo dan mengingat informasi tersebut untuk waktu yang akan datang.

4. Penutup

Email selalu memasukkan bagian penutup, sementara memo cenderung tidak memakai penutup.

5. Tanda Tangan

Email biasanya ditutup dengan tanda tangan setelah salam penutup yang akrab. Beberapa orang juga memanfaatkan momen ini untuk menambahkan kata-kata inspiratif atau memasukkan informasi perusahaan untuk membantu pembaca mengenal mereka lebih baik.

Sementara itu, memo biasanya ditutup setelah paragraf terakhir yang berisi informasi dengan penambahan baris tanda tangan. Dalam beberapa kasus, memo bisa mencantumkan tanda tangan dari anggota tim eksekutif tingkat C perusahaan, yang berfungsi untuk menekankan kepentingan memo tersebut.

Untuk lebih jelasnya, lihat tabel berikut ini

Jadi, Pilih Email atau Memo ?

Mengingat perbedaan antara email dan memo, bagaimana kita dapat memutuskan mana yang harus digunakan untuk suatu tujuan tertentu?

• Jika tujuannya adalah untuk menjangkau audiens yang luas, maka email adalah opsi yang paling sesuai.
• Namun, jika Anda harus menyampaikan pertanyaan yang rumit kepada sekelompok kecil orang, memo akan menjadi pilihan yang lebih baik.