Mengapa Penting bagi Ahli SDM untuk Membedakan Biaya Tetap dan Biaya Variabel dalam Menghitung ROI Program Pelatihan ?

Tahukah Anda, Mengapa Penting bagi Ahli SDM untuk Membedakan Biaya Tetap dan Biaya Variabel dalam Menghitung ROI Program Pelatihan? Silahkan Simak Jawaban dan Ulasannya Di Artikel Berikut Ini.

Dalam dunia manajemen sumber daya manusia (SDM), pengukuran efektivitas pelatihan semakin menjadi tuntutan strategis. Perusahaan tidak lagi cukup hanya menyelenggarakan pelatihan; mereka perlu memastikan bahwa investasi tersebut memberikan manfaat nyata bagi produktivitas dan kinerja bisnis. Salah satu cara paling umum untuk menilai efektivitas tersebut adalah melalui perhitungan Return on Investment (ROI). Namun, perhitungan ROI sering kali menjadi tidak akurat ketika ahli SDM tidak memisahkan biaya tetap dan biaya variabel secara jelas. Padahal, pemisahan kedua jenis biaya ini merupakan fondasi penting dalam analisis keuangan program pelatihan.

Biaya tetap (fixed cost) adalah biaya yang tidak berubah meskipun jumlah peserta pelatihan bertambah atau berkurang. Contohnya meliputi pengembangan modul awal, biaya sewa ruangan yang sudah ditetapkan, honor pelatih internal, atau biaya lisensi platform pelatihan yang dibeli untuk satu periode tertentu. Sementara itu, biaya variabel (variable cost) adalah biaya yang meningkat seiring bertambahnya jumlah peserta—misalnya konsumsi, materi pelatihan cetak, sertifikat, atau biaya per peserta jika menggunakan trainer eksternal. Perbedaan perilaku biaya ini berpengaruh langsung terhadap perhitungan biaya total pelatihan dan akhirnya menentukan besar kecilnya ROI.

Pertama, pemisahan biaya tetap dan variabel penting untuk menghasilkan perhitungan ROI yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Banyak organisasi yang keliru menyamaratakan semua biaya sebagai total biaya keseluruhan tanpa memperhatikan struktur komponennya. Akibatnya, biaya per peserta dan manfaat bersih menjadi bias. Dalam konteks penghitungan ROI, rumus dasar yang banyak diacu—baik dalam panduan manajemen pelatihan maupun pada situs seperti ClickUp dan Teachfloor—adalah:

• ROI (%) = (Manfaat Bersih – Total Biaya Pelatihan) / Total Biaya Pelatihan × 100

Jika total biaya dihitung tanpa memisahkan fixed dan variable cost, angka ROI dapat menyesatkan. Sebagai contoh, pelatihan untuk 100 peserta dan 20 peserta akan menghasilkan total biaya berbeda, tetapi biaya tetap yang sama harus diperlakukan secara berbeda dalam perhitungan biaya per peserta. Tanpa pemisahan, perbandingan antar batch maupun evaluasi efisiensi jangka panjang menjadi tidak objektif.

Kedua, pemisahan biaya memungkinkan SDM melakukan analisis scalability atau analisis skala. Dari sudut pandang finansial, biaya tetap memberikan keuntungan skala (economies of scale). Ketika jumlah peserta bertambah, biaya tetap dapat dibagi ke lebih banyak orang sehingga menurunkan biaya per peserta dan meningkatkan potensi ROI. Sebaliknya, jika variabel cost justru terlalu tinggi, maka menambah peserta tidak meningkatkan efisiensi. Analisis skala seperti ini sangat penting ketika perusahaan hendak menentukan apakah pelatihan sebaiknya dilakukan dalam kelompok besar, batch kecil, atau bahkan secara digital.

Ketiga, pemisahan biaya membantu ahli SDM mengidentifikasi area optimasi biaya. Dengan mengetahui biaya mana yang tetap dan mana yang variabel, tim SDM dapat menilai aspek mana yang perlu diperbaiki. Misalnya, jika fixed cost terlalu besar, mereka dapat mengevaluasi apakah modul pelatihan terlalu kompleks atau apakah trainer eksternal terlalu mahal untuk hasil yang diberikan. Jika variable cost yang besar, SDM dapat berfokus pada efisiensi kebutuhan konsumsi, cetak materi, atau memperbanyak penggunaan materi digital. Pendekatan pendidikan ini sejalan dengan model evaluasi pelatihan seperti Kirkpatrick yang menekankan hubungan antara investasi dan hasil pada level organisasi.

Keempat, pemisahan biaya sangat membantu dalam menghubungkan hasil pelatihan dengan dampak bisnis yang terukur. Model ROI yang dikembangkan oleh Jack Phillips, misalnya, menekankan bahwa ROI harus diturunkan dari hasil bisnis yang sudah dikonversi menjadi nilai moneter. Agar hasil tersebut bisa dibandingkan secara wajar dengan biaya pelatihan, struktur biaya harus jelas. Tanpa pemisahan biaya tetap dan variabel, manfaat finansial perusahaan tidak dapat diukur secara realistis.

Pada akhirnya, pemisahan biaya tetap dan variabel bukan sekadar praktik akuntansi teknis. Ini adalah elemen strategis yang memungkinkan fungsi SDM bergerak dari sekadar pelaksana administratif menjadi mitra bisnis strategis. Dengan perhitungan ROI yang akurat, perusahaan dapat mengambil keputusan tentang peningkatan, modifikasi, atau penghentian program pelatihan dengan dasar yang solid. Lebih jauh lagi, transparansi biaya ini membantu SDM membangun kredibilitas di mata manajemen dan memastikan bahwa setiap investasi pelatihan benar-benar memberikan nilai tambah bagi organisasi.