Cara Legalisir Ijazah UT Online Secara Resmi dan Mudah

Info cara legalisir ijazah UT online secara resmi dan mudah dari Alkisahnews.com. Universitas Terbuka (UT) menyediakan layanan legalisir ijazah secara online yang memudahkan alumni untuk mendapatkan salinan ijazah resmi tanpa harus datang langsung ke kampus. Legalisir ijazah adalah proses pengesahan salinan ijazah dengan cap dan tanda tangan resmi institusi penerbit, sebagai bukti keaslian salinan tersebut. Secara konvensional, legalisir dilakukan dengan menyiapkan fotokopi ijazah, kemudian petugas kampus membubuhkan cap basah dan tanda tangan pada fotokopi tersebut.

Namun, perkembangan teknologi memungkinkan proses ini dilakukan secara digital dan jarak jauh. UT sebagai pelopor pendidikan tinggi jarak jauh di Indonesia kini memiliki sistem legalisir ijazah online yang cepat dan aman. Artikel ini akan menguraikan cara legalisir ijazah UT online secara formal, mulai dari penjelasan konsepnya hingga langkah-langkah detail, pengecekan hasil, pembayaran, estimasi waktu, dan tips terkait legalisir tanpa perlu datang ke kampus.

Apa Itu Legalisir Ijazah Online?

Legalisir ijazah online adalah layanan untuk mengesahkan salinan ijazah secara digital melalui platform internet. Inti prosesnya sama dengan legalisir manual, yaitu memastikan salinan ijazah sah dan sesuai dengan aslinya melalui otentikasi resmi. Bedanya, pada legalisir online tidak digunakan cap stempel basah secara langsung, melainkan cap dan tanda tangan elektronik dari pejabat berwenang di universitas.

Menurut pengertian umum, legalisir tradisional melibatkan pembubuhan cap dan tanda tangan asli pada dokumen fotokopi sebagai bukti keaslian dokumen tersebut. Dalam konteks online, dokumen ijazah dipindai (scan) dan diunggah ke sistem, lalu universitas memberikan stempel dan tanda tangan digital pada berkas scan tersebut. Hasilnya adalah file ijazah legalisir dalam format digital (misalnya PDF) yang dapat diunduh dan dicetak oleh alumni.

Layanan legalisir ijazah online di UT bertujuan meningkatkan efisiensi dan jangkauan layanan bagi alumni. Dengan layanan ini, alumni UT yang berada jauh dari kantor UT atau sibuk bekerja tetap bisa melegalisir ijazah tanpa harus hadir fisik. Bahkan dalam situasi khusus (seperti pandemi), legalisir online menjadi solusi praktis agar proses administrasi tetap berjalan. Legalisir ijazah online UT menjamin keamanan dokumen melalui fitur verifikasi masa berlaku dan kode unik, sehingga keaslian salinan ijazah dapat dijaga layaknya legalisir konvensional. Secara keseluruhan, legalisir online memberikan kemudahan tanpa mengurangi keabsahan dokumen, sepanjang dilakukan melalui prosedur resmi UT.

Bagaimana Cara Legalisir Ijazah UT Online?

Untuk mengajukan legalisir ijazah UT secara online, ikuti langkah-langkah resmi berikut ini:

1. Akses Portal Legalisir UT: Buka laman AKSI UT di alamat https://aksi.ut.ac.id. Pilih menu Legalisir pada portal tersebut. Anda akan diminta memasukkan data untuk login.
2. Login dengan Data Alumni: Masukkan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan tanggal lahir Anda sesuai format yang diminta (dd/mm/yyyy). Isi pula hasil penjumlahan angka (captcha) yang tampil, lalu klik tombol “Cari” untuk masuk ke menu legalisir.
3. Mengisi Formulir Legalisir: Setelah berhasil masuk, sistem akan menampilkan formulir pengajuan legalisir. Di sini, Anda perlu memasukkan dokumen yang akan dilegalisir. Unggah scan ijazah dan transkrip nilai Anda sesuai ketentuan (lihat poin berikut untuk detail format scan). Pastikan dokumen yang diunggah adalah dokumen asli yang akan dilegalisir.
4. Buat Billing Pembayaran: Selanjutnya, klik menu “Buat Billing Pembayaran Legalisir” pada laman tersebut. Sistem akan menghasilkan kode billing atau Lembar Informasi Pembayaran (LIP) sebesar Rp 50.000 untuk legalisir ijazah Anda. Catat atau simpan kode billing tersebut.
5. Bayar Biaya Legalisir: Lakukan pembayaran sesuai instruksi LIP. Biaya legalisir ijazah UT saat ini adalah Rp 50.000 per permohonan. (Cara pembayaran akan dijelaskan pada subjudul tersendiri di bawah). Setelah pembayaran diverifikasi oleh sistem, status permohonan Anda akan diperbarui menjadi “Sudah Bayar” atau sejenisnya.
6. Ajukan Legalisir: Setelah membayar, kembali ke menu legalisir di AKSI UT. Jika pembayaran sudah terkonfirmasi, Anda dapat melanjutkan dengan mengklik tombol “Ajukan Legalisir” (jika tersedia) untuk mengirim permohonan legalisir ke petugas UT. Pada tahap ini, dokumen Anda akan masuk ke antrean untuk dilegalisir oleh petugas berwenang secara digital.
7. Tunggu Proses Legalisir: UT akan memproses legalisir ijazah Anda. Petugas akan memeriksa dokumen yang diunggah dan kemudian membubuhkan cap serta tanda tangan digital pada file ijazah dan transkrip Anda. Proses ini tidak memerlukan kehadiran Anda; cukup tunggu hingga status legalisir berubah menjadi Selesai.
8. Unduh Ijazah Legalisir: Jika status di sistem sudah menunjukkan bahwa legalisir telah selesai, akan muncul ikon printer atau tombol unduh di menu legalisir. Klik ikon tersebut untuk mengunduh file ijazah dan transkrip yang sudah dilegalisir.

Berikut ini adalah beberapa ketentuan penting terkait dokumen yang diunggah dalam proses legalisir ijazah online UT:

• File ijazah dan transkrip yang diunggah harus berformat JPG/JPEG dengan kualitas baik (hasil scan jelas dan terbaca).
• Ukuran file masing-masing dokumen tidak boleh melebihi 1 MB. Disarankan menggunakan mesin scanner (pemindai) agar kualitas gambar optimal dan ukuran file efisien.
• Scan Ijazah: Dokumen ijazah discan berwarna dalam orientasi landscape (horizontal). Pastikan posisi logo UT pada hasil scan berada di bagian atas (sesuai tampilan ijazah asli).
• Scan Transkrip Nilai (ukuran A4): Jika transkrip Anda dicetak di kertas A4, scan dalam orientasi portrait (vertikal). Apabila transkrip berupa dua sisi halaman, scan kedua sisi secara terpisah menjadi dua file (misalnya Transkrip hal 1 dan hal 2).
• Scan Transkrip Nilai (ukuran A3): Beberapa program studi mungkin memiliki transkrip berukuran kertas A3. Untuk ini, pindai transkrip tersebut dengan mengecilkan ke ukuran A4 landscape dalam satu file (seluruh isi transkrip A3 muat dalam satu gambar A4).
• Pastikan hasil scan terbaca jelas, tidak terpotong, dan tidak buram. Kesalahan dalam pemindaian dapat memperlambat proses karena Anda mungkin diminta mengunggah ulang dokumen yang sesuai ketentuan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan memenuhi persyaratan dokumen, proses pengajuan legalisir ijazah UT online dapat berjalan lancar. Selanjutnya, kita akan membahas cara memastikan apakah ada opsi legalisir tanpa harus datang ke sekolah/kampus dan bagaimana melihat hasil legalisir yang telah selesai.

Apakah Ada Cara Legalisir Ijazah Tanpa ke Sekolah?

Pertanyaan ini sering muncul dari alumni yang lokasinya jauh atau tidak memiliki waktu untuk datang langsung. Jawabannya: ya, legalisir ijazah UT dapat dilakukan tanpa harus datang ke sekolah atau kampus, yaitu melalui sistem legalisir online seperti dijelaskan di atas.

Layanan daring ini memungkinkan seluruh proses dilakukan dari rumah atau dari mana saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet. Alumni cukup menyiapkan berkas scan ijazah dan transkrip, kemudian mengikuti prosedur di portal AKSI UT tanpa tatap muka. Kemudahan ini sangat bermanfaat bagi alumni UT yang berdomisili jauh dari kantor UT (UPBJJ/Sentro Layanan UT) ataupun yang memiliki kesibukan tinggi, karena mereka bisa memanfaatkan layanan legalisir ijazah secara daring tanpa hambatan jarak dan waktu.

Sebagai perbandingan, sebelum ada layanan online, alumni biasanya harus datang ke kampus UT atau UPBJJ (Unit Program Belajar Jarak Jauh) terdekat dengan membawa fotokopi ijazah untuk dilegalisir. Hingga saat ini pun, UT masih menyediakan layanan legalisir secara luring (offline) di UT Pusat maupun mungkin di kantor UT daerah untuk keperluan tertentu.

Namun, proses offline tentu memerlukan kehadiran fisik dan waktu tunggu. Di UT Pusat, misalnya, alumni yang ingin legalisir harus datang dengan membawa fotokopi ijazah, transkrip, atau dokumen terkait lainnya sesuai kebutuhan. Biaya yang dikenakan sama, yaitu Rp50.000 per paket, yang mencakup 10 lembar legalisir ijazah, 10 lembar legalisir transkrip, dan 10 lembar legalisir SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah). Perlu dicatat bahwa legalisir melalui tatap muka belum tentu selesai dalam 1 hari karena tergantung antrean dan jam layanan petugas.

Untuk merangkum perbedaan antara legalisir online dan legalisir offline, perhatikan tabel berikut:

Metode Legalisir UT	Biaya	Output/Hasil	Keterangan
Online (via AKSI UT)	Rp 50.000 per permohonan	File PDF ijazah & transkrip sudah dilegalisir (digital)	Proses < 3 hari; tidak perlu hadir fisik; masa berlaku hasil 3 bulan
Offline (datang ke UT)	Rp 50.000 per paket	10 lembar fotokopi ijazah + 10 transkrip + 10 SKPI berlegalisir (cap basah)	Harus hadir di kantor UT; waktu pengerjaan tergantung antrean

Dari tabel di atas, jelas bahwa legalisir tanpa ke sekolah (online) adalah pilihan yang lebih praktis bagi kebanyakan alumni UT. Kecuali ada kebutuhan khusus untuk mendapatkan cap basah asli pada dokumen (misalnya untuk instansi yang mensyaratkan dokumen legalisir fisik), legalisir online sudah memadai karena dokumen digital tersebut dapat dicetak dan tetap memiliki kekuatan autentikasi dari UT. Dengan demikian, alumni UT dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan dengan memanfaatkan layanan legalisir ijazah online.

Cara Melihat Hasil Legalisir Ijazah UT

Setelah Anda mengajukan legalisir ijazah UT secara online, Anda perlu memantau status permohonan dan kemudian mengunduh hasilnya saat sudah siap. Cara melihat status dan hasil legalisir ijazah UT adalah sebagai berikut:

• Cek Status Permohonan: Masuk kembali ke laman AKSI UT – Legalisir dan scroll ke bagian bawah halaman. Di sana akan terdapat notifikasi atau tabel status proses legalisir ijazah Anda. Selama dokumen Anda masih diproses, status mungkin tertulis “Sedang Diproses” atau serupa. Anda bisa mengecek secara berkala status ini.
• Notifikasi Selesai: Jika permohonan telah diselesaikan oleh petugas, notifikasi status akan berubah menjadi “Legalisir telah selesai” atau keterangan bahwa legalisir sudah berhasil. Pada baris status tersebut biasanya akan muncul ikon printer atau tombol untuk mencetak/unduh hasil legalisir.
• Unduh Dokumen Legalisir: Klik ikon printer atau tombol unduh yang tersedia ketika status sudah selesai. Sistem akan mengunduh file dokumen legalisir ke komputer atau perangkat Anda. File biasanya berbentuk PDF yang memuat ijazah dan transkrip nilai yang telah dilegalisir (lengkap dengan cap dan tanda tangan digital dari UT).

Contoh tampilan ijazah Universitas Terbuka yang telah dilegalisir secara digital: Terlihat cap resmi UT dan tanda tangan pejabat berwenang telah dibubuhkan pada salinan ijazah tersebut.

Setelah file legalisir berhasil diunduh, bukalah file tersebut untuk memastikan semuanya jelas dan lengkap. Anda akan melihat salinan ijazah dengan stempel Universitas Terbuka serta tanda tangan digital pejabat (misalnya Direktur UT atau yang berwenang), beserta keterangan waktu legalisir. Cetaklah dokumen legalisir tersebut jika Anda memerlukan salinan fisik. Hasil cetakan akan menampilkan cap dan tanda tangan yang sudah tertera, meskipun berupa hasil cetak digital. Setiap halaman (ijazah dan transkrip) biasanya memiliki cap dan tanda tangan. Pastikan kualitas cetak baik agar cap dan tanda tangan tersebut jelas terlihat.

Perlu diperhatikan, masa berlaku legalisir online UT adalah 3 bulan sejak tanggal legalisir dilakukan. Artinya, dokumen hasil legalisir online hanya dianggap valid (dalam artian dapat diverifikasi melalui sistem UT) untuk jangka waktu tiga bulan. Setelah periode itu, tombol cetak/unduh pada sistem akan dinonaktifkan secara otomatis, dan jika Anda membutuhkan legalisir lagi, Anda harus mengajukan permohonan baru.

Oleh karena itu, disarankan untuk mengajukan legalisir tidak terlalu jauh hari sebelum dokumen diperlukan, namun juga tidak terlalu mepet dengan tenggat kebutuhan dokumen. Misalnya, jika Anda memerlukan legalisir untuk melamar pekerjaan bulan depan, ajukan legalisir online beberapa minggu sebelumnya agar masa berlakunya mencakup tanggal penggunaan dokumen tersebut.

Cara Bayar Legalisir Ijazah UT

Pembayaran biaya legalisir ijazah UT dilakukan menggunakan sistem LIP (Lembar Informasi Pembayaran) atau billing UT yang telah dibuat di portal AKSI UT. Berikut adalah cara pembayaran legalisir ijazah UT:

1. Dapatkan Kode Billing (LIP): Setelah Anda klik “Buat Billing Pembayaran Legalisir” di portal AKSI UT, sistem akan menampilkan atau mengunduh LIP berisi rincian tagihan legalisir. Di dalam LIP tersebut terdapat Nomor Billing unik dan jumlah tagihan Rp 50.000.
2. Pilih Kanal Pembayaran: UT telah bekerja sama dengan beberapa bank dan jaringan pembayaran. Anda dapat membayar LIP legalisir melalui bank mitra UT ataupun kanal pembayaran lain yang ditunjuk. Berdasarkan informasi pada LIP, pembayaran dapat dilakukan di bank seperti BRI, BTN, Mandiri, maupun melalui gerai ritel Alfa Group (Alfamart/Alfamidi). Selain itu, umumnya bank mitra seperti BNI atau Bank Syariah juga bisa digunakan jika termasuk jaringan host-to-host UT (meskipun tidak disebutkan eksplisit, banyak tagihan UT dapat dibayar di bank nasional terkemuka).
3. Metode Pembayaran: Pembayaran bisa dilakukan via ATM, internet banking, mobile banking, teller bank, atau loket di minimarket, tergantung kanal yang Anda pilih. Contohnya, jika melalui ATM Bank BRI:
   • Masukkan kartu ATM dan PIN, pilih menu Transaksi Lainnya > Pembayaran.
   • Pilih menu Pembayaran Pendidikan atau langsung masukkan kode institusi UT (misalnya kode biller UT).
   • Masukkan Nomor Billing LIP Anda ketika diminta kode pembayaran.
   • Lanjutkan hingga transaksi konfirmasi dan berhasil. (Langkah-langkah di tiap bank bisa berbeda; silakan ikuti petunjuk yang berlaku di kanal pembayaran yang Anda gunakan.)
4. Konfirmasi Pembayaran: Setelah pembayaran berhasil, simpan bukti pembayaran (struk ATM atau screenshot) untuk berjaga-jaga. Sistem bank akan mengirim notifikasi ke sistem UT bahwa billing tersebut sudah dibayar. Biasanya dalam beberapa menit hingga beberapa jam, status di portal AKSI UT Anda akan berubah.
5. Cek Status di Portal: Login kembali ke menu legalisir AKSI UT dan lihat status pembayaran. Bila sudah terkonfirmasi, kolom “Status Bank” atau status pembayaran akan menunjukkan bahwa pembayaran sudah diterima, dan opsi untuk melanjutkan proses legalisir (misalnya tombol “Ajukan Legalisir”) akan aktif. Jika status belum berubah padahal Anda sudah membayar, tunggu sejenak atau refresh halaman. Apabila dalam waktu cukup lama status belum terupdate, Anda bisa menghubungi helpdesk UT (melalui layanan Hallo-UT atau kontak WA yang disediakan) dengan melampirkan bukti pembayaran untuk dibantu pengecekan.
6. Lanjutkan Proses Legalisir: Setelah pembayaran terkonfirmasi, lanjutkan sesuai langkah pada bagian sebelumnya (klik Ajukan Legalisir dan seterusnya).

Pada intinya, cara bayar legalisir ijazah UT mirip dengan pembayaran biaya pendidikan atau administrasi lain di UT, yaitu menggunakan sistem billing. Keuntungan sistem ini, Anda dapat membayar melalui banyak channel resmi sehingga memudahkan tanpa perlu datang ke bank tertentu. Pastikan Anda membayar sebelum masa berlaku billing habis, biasanya LIP memiliki batas waktu (misal 1×24 jam atau beberapa hari). Jika terlewat, Anda harus membuat billing baru lagi. Setelah membayar dan status terverifikasi, proses legalisir akan dilanjutkan oleh UT.

Berapa Lama Legalisir Ijazah UT Online?

Salah satu keunggulan legalisir ijazah UT online adalah waktu proses yang relatif cepat dibandingkan legalisir manual. Lama proses legalisir ijazah UT online umumnya hanya beberapa hari kerja saja. Banyak alumni melaporkan bahwa legalisir online di UT dapat selesai dalam waktu kurang dari 3 hari sejak pengajuan. Bahkan, apabila antrean permohonan tidak banyak dan dokumen Anda sesuai ketentuan, proses legalisir bisa selesai dalam 1–2 hari.

Hal ini tentu lebih cepat dibandingkan legalisir offline yang kadang memakan waktu lebih lama karena tergantung jadwal dan antrean di kantor UT. Meskipun demikian, lama waktu pemrosesan dapat bervariasi. Beberapa faktor yang memengaruhi antara lain jumlah permohonan yang masuk pada saat itu, jadwal kerja petugas (misalnya pengajuan di akhir pekan atau hari libur akan diproses pada hari kerja), serta kelengkapan dokumen yang Anda unggah.

Untuk memastikan legalisir selesai tepat waktu, disarankan tidak mengurus legalisir mendadak pada tenggat kebutuhan dokumen. Sebaiknya ajukan legalisir online beberapa hari hingga beberapa minggu sebelumnya sesuai perkiraan Anda. Misalnya, jika Anda tahu akan ada keperluan melamar kerja atau pendaftaran sekolah lanjutan bulan depan, Anda bisa mengajukan legalisir online sekarang sehingga Anda punya cukup waktu menunggu hasilnya.

Sebagai gambaran, berikut perkiraan waktu proses legalisir ijazah UT online:

• Pembayaran diverifikasi dalam < 1 hari,
• kemudian Legalisir digital oleh petugas 1–2 hari,
• Sehingga total sekitar 2–3 hari kerja.

Tentu bisa lebih cepat atau sedikit lebih lambat tergantung kondisi. Apabila dalam 3 hari kerja hasil legalisir belum keluar, Anda boleh proaktif menghubungi layanan bantuan UT untuk memastikan tidak ada kendala. Pastikan juga Anda mengecek status di portal; jangan menunggu notifikasi lewat email atau SMS, karena saat ini pemantauan dilakukan sendiri oleh alumni via portal AKSI UT.

Sebagai perbandingan, legalisir dengan datang langsung ke UT seringkali membutuhkan waktu tunggu. Petugas UT Pusat menginformasikan bahwa legalisir offline tidak dijamin selesai di hari yang sama, sehingga alumni harus kembali lagi jika belum selesai. Dengan legalisir online, Anda terhindar dari waktu tunggu di lokasi dan cukup menunggu hasil dari rumah. Ini jelas menghemat waktu dan tenaga.

Kesimpulan

Legalisir ijazah UT secara online merupakan inovasi layanan yang memudahkan alumni mendapatkan salinan ijazah dan transkrip yang sah tanpa harus repot datang ke kampus. Prosesnya cukup dilakukan melalui portal AKSI UT dengan mengunggah dokumen, membayar biaya legalisir Rp50.000, dan menunggu verifikasi digital dari petugas.

Hasil legalisir online berupa file PDF ber-cap dan tanda tangan digital pejabat UT, yang dapat diunduh dan dicetak, memiliki validitas resmi selama 3 bulan. Layanan ini menjawab kebutuhan legalisir tanpa ke sekolah secara efektif, terutama bagi alumni jarak jauh atau yang sibuk.

Dibanding metode offline, legalisir online UT lebih cepat (sekitar 1–3 hari proses) dan praktis, meskipun biaya dan keabsahannya sama. Bagi mahasiswa atau alumni Universitas Terbuka, penting untuk mengikuti panduan resmi saat mengajukan legalisir online: pastikan scan dokumen memenuhi syarat kualitas, ikuti alur pembayaran dengan benar, serta perhatikan masa berlaku dokumen legalisir.

Dengan demikian, legalisir ijazah UT online dapat dilakukan dengan lancar. Layanan ini merupakan wujud komitmen UT dalam meningkatkan layanan akademik berbasis digital. Semoga panduan di atas bermanfaat dan membantu Anda dalam melegalisir ijazah UT secara online secara formal, cepat, dan terpercaya. Sukses untuk pengurusan dokumen Anda!